T-Shaping Workshop
oder wie man cross-funktionale Teams unterstützten kann
Kontext: bei (agilen) Transformationen wird man oft mit der Frage des Aufbaus von cross-funktionalen Teams konfrontiert. Das ist die Folge der Umstellung des Fokus in der Organisation von innen nach außen. Jedoch ist es sehr oft so, dass man sich jahrzehntelang auf einen hohen Grad an lokale Spezialisierung und Expertenwissen optimiert hat, so dass man schnell nicht weiss, wie und wo man starten kann.
Dieser Workshop bietet eine methodische Unterstützung um einige der Schwierigkeiten bei dieser Umstellung zu begegnen.
Wichtiger Hinweis: nicht selten hört man vom „T-shape skillset“. Also die Idee, dass die Menschen nicht nur ein tiefes Wissen in einem Bereich haben sollen, sondern auch ein ausreichendes Wissen in der Breite Themen um alles Mögliche mitzumachen was so kommen könnte.
Erstens stoßt diese Idee nicht selten auf berechtigten Widerstand, zweitens (als Hintergrund vom Ersten) ist sie nicht unbedingt umsetzbar.
Daher die Kernidee hinter diesem Workshop: es geht nicht um das Individuum, sondern um das Team. Also wie kann sich das Team selbstständig umorganisieren um als Team sowohl die Breite als auch die Tiefe zu haben, damit die Arbeit (öfters nicht ganz vorhersagbar, siehe Komplexität…) erfolgreich zu begegnen.
tl;dr: bei T-Shape (Breite+Tiefe), geht es um das TEAM, nicht um die Individuen.
Ablauf (ca 90 Min):
Phase 1 (20 Min):
das Team sammelt alle Themen, mit denen es zu tun hat bzw. zu tun haben könnte. Dabei liegt der Fokus auf den (fachlichen) Anforderungen und nicht auf die Kompetenzen. Also „PHP programmieren“ ist kein Thema. „Neue Funktionalitäten im Checkout“ ist ein Thema.
Ggf. ist die Teilnahme von möglichen Anfordern an dieser Phase hilfreich und sinnvoll.
Die Themen werden jeweils auf ein A5-ausgedruckten Zettel mit der T-Form (siehe Unterlagen) geschrieben und an die Wand, das Board, auf den Tisch gehängt bzw. gelegt.
Phase 2 (30 Min):
Die Skala hinter der T-Form wird vorgestellt.
Breite:
Bei der Breite geht es darum Überblick zu schaffen anhand einer Selbsteinschätzung des Teams, wie viele Menschen im Team tatsächlich an das Thema arbeiten (würden), wenn eine Anforderung zum Thema kommt (kommen würden). Die Skala geht von 0% bis 100% – es gibt kein Anspruch auf Genauigkeit.
Tiefe:
Hier geht es um die Tiefe des Wissens/Könnens im Team zum Thema. Es gibt vier Niveaus:
- Wenn wir als Team vollzählig sind und bei Bedarf auf externe Unterstützung zurückgreifen können, können wir die Anforderung erfüllen
- Wenn wir als Team vollzählig sind, können wir die Anforderung erfüllen
- Auch wenn ein beliebiger Teamglied fehlt, können wir die Anforderung erfüllen (denkt an alle möglichen Konstellationen!)
- Auch wenn die Hälfte des Teams fehlt (alle Konstellationen berücksichtigen), können wir die Anforderung erfüllen
Das Team geht dann alle einzelnen Themen durch und füllt das T in die Breite und in die Tiefe entsprechend seiner Einschätzung/Beobachtungen
Phase 3 (20 Min):
Das Team überlegt sich welche Maßnahmen es umsetzen könnte, um das Wissen/Können im Team zu vertiefen und zu verbreiten. Übliche Ideen, die entstehen sind zB:
- Wissen aufbauen durch Ausbildung (Seminare, Bücher, Online-Kursen, etc.)
- Pair-working
- Reviews der Arbeitspakete durch nicht-Experte im Team
- Bewusstes Auswählen von Aufgaben außerhalb der Expertise der Einzelnen
- Gezieltes Wissensaustausch im Team (zB Knowledge-Marketplace)
- Wissenstransferkosten bei der Planung schätzen und berücksichtigen
- uvm.
Die möglichen Maßnahmen werden zB auf Kärtchen dokumentiert, so dass man sie für die nächste Phase gut sehen kann.
Phase 4 (15 Min):
Man diskutiert,
- ob alle die Ansicht teilen, dass man als Team in der Lage sein sollte unter normalen Umständen die Anforderungen zu erfüllen.
- Das ein normaler Umstand auch ist, dass eine beliebige Person im Team fehlt (Urlaub, Krankheit, usw.)
Hat man den Konsens dazu, so kann man auf die Themen und die entsprechende T-Formen gucken: man braucht also überall mindestens eine Tiefe von 3 und eine breite von 50%.
So schätzt dann das Team, welche Themen am dringendsten angegangen werden sollen, um das erforderliche Niveau als Team zu erreichen. Es ist ggf. sinnvoll hier einen Zeitraum für den Startschuss zu definieren um die Anzahl der Top-Themen, die man gleich angeht, zu setzen. Ein Zeitraum von 3 bis 4 Monaten scheint uns realistisch zu sein.
So hat man jetzt eine Liste von Themen, wo das Team für sich den Bedarf sieht, Wissen zu verbreiten und zu vertiefen. Jetzt definiert das Team welche der Maßnahmen aus Phase 3 zu welchen Themen am besten passen (Mehrfachnutzungen natürlich möglich) und so ergibt sich das vom Team selbstdefinierten Weiterentwicklungsplan für die kommende Zeit.
Phase 5 (5 Min):
Es wird ein Folgetermin am Ende des definierten Zeitraums vereinbart, um die Übung zu wiederholen.
Abschließende Diskussion zur Frage: „was können wir in unserem Alltag machen/ändern/einführen, um sicherzustellen, dass wir die heute von uns definierten Maßnahmen nachgegangen werden?“.
Hier kannst du die Vorlage herunterladen: t-shape
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